Vorteile für Sie durch die Digitalisierung

 

Durch das Scannen Ihrer schriftlichen Unterlagen haben Sie stets einen sicheren, schnellen und standortunabhängigen Zugriff auf Ihren Schriftverkehr!

Digitalisieren bedeutet Zeitersparnis, denn so können Sie oder Ihre Mitarbeiter direkt vom Schreibtisch aus in der gewünschten Akte blättern. Ein umständliches Suchen im Aktenschrank oder Regal entfällt genauso wie der Zeitaufwand für den Weg dorthin. Werden die benötigten Papiere beispielsweise in einem anderen Büro oder Stockwerk aufbewahrt, kann sich der Zeitaufwand für die Beschaffung der benötigten Unterlagen im Laufe eines Arbeitstages teilweise bis in den Stundenbereich aufaddieren. Bei digitalisiertem Schriftverkehr hingegen können auch mehrere Mitarbeiter sofort, simultan und direkt von ihrem eigentlichen Arbeitsplatz aus mit den jeweiligen Papieren arbeiten.

Die Digitalisierung Ihrer Akten schenkt Ihnen nicht nur eine immense Zeitersparnis, sondern wirkt sich auch in erheblicher Weise auf den Platzbedarf innerhalb Ihres Unternehmens aus!

So mancher Betriebsinhaber kann sich durch das Scannen seiner Akten und Ordner das Anmieten zusätzlicher Räumlichkeiten sparen. Sperrige Aktenschränke, die ein Büro schnell mal klein und drückend erscheinen lassen, gehören durch das Einscannen von Belegen, Akten und Ordner schnell der Vergangenheit an.

Das Thema „Kostenersparnis“ umfasst bei digitalisierten Unterlagen mehrere Bilanz-Posten!

Auch der Aufwand für Bürobedarf wird durch die Digitalisierung erheblich gesenkt. Papier-, Druck- und Kopierkosten ergeben bei gewöhnlicher Aktenlagerung eine erhebliche Summe, die meist weit höher ist als die Investition für das Scannen der Papiere. Ruft ein Kunde beispielsweise wegen eines Rechnungsduplikats an und dieses ist nur in der Akte, und nicht im PC hinterlegt, dann entsteht ein Zeit- und Kostenaufwand durch Suche, Kopie und Versand. Wird die Rechnung allerdings digitalisiert aufbewahrt, genügen wenige Klicks und schon ist der gewünschte Beleg für die Weiterleitung zum Kunden bereit. Geschieht das dann zudem noch per E-Mail, kann dieser Kundenservice sogar schon während des Telefonats erledigt werden. Eine derartig schnelle Reaktionszeit ist nicht nur für den täglichen Arbeitsprozess optimal, sondern hinterlässt auch einen seriösen und zuverlässigen Eindruck beim Kunden.

Sie erhalten und bieten eine umfassende Sicherheit für sich und Ihre Kunden!

Ein weiterer Pluspunkt des digitalisierten Aktenschranks ist die umfassende Sicherheit, die dieses Verfahren im Vergleich zur herkömmlichen Aufbewahrungsmethode bietet. Ein passwortgeschützter Zugriff garantiert Ihnen einen sicheren Verschluss sämtlicher Daten. Was bei einem konventionellen Aktenschrank oder Regal nur durch Sicherheitsschlösser oder abschließbare Räume ermöglicht wird, ist beim digitalen Abspeichern mit keinerlei zusätzlichen Kosten verbunden. Und auch ein eventueller Verlust durch falsches Einsortieren ist bei einer Digitalisierung kein Thema. Selbst wenn ein eingescanntes Dokument doch einmal falsch abgespeichert werden sollte, kann es anschließend durch die Wort-Suchfunktion schnell und mit Leichtigkeit wieder gefunden werden.

Die Qualität Ihrer Dokumente bleibt auch nach jahrzehntelanger Speicherung erhalten!

Digitalisierte Dokumente behalten ihre Qualität und müssen nicht zusätzlich kopiert bzw. in abgedunkelten Räumen oder mittels geregelter Luftfeuchtigkeit gelagert werden. Gerade bei Urkunden oder Belegen, die teilweise über mehrere Jahrzehnte hinweg aufbewahrt werden müssen, ist ein Einscannen fast unerlässlich, wenn für den Erhalt der gleichbleibenden Qualität bzw. der Lesbarkeit gesorgt werden muss.

Bei einem Büroumzug sparen Sie viel Zeit, Kosten und Mühe durch die Digitalisierung Ihrer Akten und Ordner!

Auch ein Umzug wird durch einen digitalisierten Aktenschrank erleichtert. Ihr gesamtes Archiv passt sozusagen in ein kleines Schmuckkästchen oder kann ganz lässig in der Hosentasche transportiert werden. Teure Speditionskosten fallen somit genauso weg wie das erneute, meist mühsame Aufstellen von Aktenschränken oder Regalwänden bzw. das anschließende, meist sehr zeitaufwendige, Einsortieren Ihrer Akten und Ordner.

Auch die Umwelt gibt ein klares „Ja!“ zur Digitalisierung Ihrer Unterlagen!

Zu guter Letzt ist natürlich auch der aktive Beitrag zum Umweltschutz einer der vielen Gründe, die für das Scannen und Digitalisieren Ihrer Ordner und Unterlagen sprechen. Denn der Verzicht auf Papier schützt unser Klima und schont zudem die natürlichen Ressourcen. Und auch der entstehende Papiermüll wird auf ein Minimum reduziert, was sich auch wieder in der Platz- und Kostenbilanz niederschlägt. Statistiken zufolge werden übrigens knapp die Hälfte aller Ausdrucke und Fotokopien noch am selben Tag entsorgt, was durch eine Digitalisierung ganz nebenbei vermieden werden kann.

Durch das Scannen Ihrer schriftlichen Unterlagen haben Sie stets einen sicheren, schnellen und standortunabhängigen Zugriff auf Ihren Schriftverkehr!

Digitalisieren bedeutet Zeitersparnis, denn so können Sie oder Ihre Mitarbeiter direkt vom Schreibtisch aus in der gewünschten Akte blättern. Ein umständliches Suchen im Aktenschrank oder Regal entfällt genauso wie der Zeitaufwand für den Weg dorthin. Werden die benötigten Papiere beispielsweise in einem anderen Büro oder Stockwerk aufbewahrt, kann sich der Zeitaufwand für die Beschaffung der benötigten Unterlagen im Laufe eines Arbeitstages teilweise bis in den Stundenbereich aufaddieren. Bei digitalisiertem Schriftverkehr hingegen können auch mehrere Mitarbeiter sofort, simultan und direkt von ihrem eigentlichen Arbeitsplatz aus mit den jeweiligen Papieren arbeiten.

Die Digitalisierung Ihrer Akten schenkt Ihnen nicht nur eine immense Zeitersparnis, sondern wirkt sich auch in erheblicher Weise auf den Platzbedarf innerhalb Ihres Unternehmens aus! 

So mancher Betriebsinhaber kann sich durch das Scannen seiner Akten und Ordner das Anmieten zusätzlicher Räumlichkeiten sparen. Sperrige Aktenschränke, die ein Büro schnell mal klein und drückend erscheinen lassen, gehören durch das Einscannen von Belegen, Akten und Ordner schnell der Vergangenheit an.

Das Thema „Kostenersparnis“ umfasst bei digitalisierten Unterlagen mehrere Bilanz-Posten!

Auch der Aufwand für Bürobedarf wird durch die Digitalisierung erheblich gesenkt. Papier-, Druck- und Kopierkosten ergeben bei gewöhnlicher Aktenlagerung eine erhebliche Summe, die meist weit höher ist als die Investition für das Scannen der Papiere. Ruft ein Kunde beispielsweise wegen eines Rechnungsduplikats an und dieses ist nur in der Akte, und nicht im PC hinterlegt, dann entsteht ein Zeit- und Kostenaufwand durch Suche, Kopie und Versand. Wird die Rechnung allerdings digitalisiert aufbewahrt, genügen wenige Klicks und schon ist der gewünschte Beleg für die Weiterleitung zum Kunden bereit. Geschieht das dann zudem noch per E-Mail, kann dieser Kundenservice sogar schon während des Telefonats erledigt werden. Eine derartig schnelle Reaktionszeit ist nicht nur für den täglichen Arbeitsprozess optimal, sondern hinterlässt auch einen seriösen und zuverlässigen Eindruck beim Kunden.

Sie erhalten und bieten eine umfassende Sicherheit für sich und Ihre Kunden!

Ein weiterer Pluspunkt des digitalisierten Aktenschranks ist die umfassende Sicherheit, die dieses Verfahren im Vergleich zur herkömmlichen Aufbewahrungsmethode bietet. Ein passwortgeschützter Zugriff garantiert Ihnen einen sicheren Verschluss sämtlicher Daten. Was bei einem konventionellen Aktenschrank oder Regal nur durch Sicherheitsschlösser oder abschließbare Räume ermöglicht wird, ist beim digitalen Abspeichern mit keinerlei zusätzlichen Kosten verbunden. Und auch ein eventueller Verlust durch falsches Einsortieren ist bei einer Digitalisierung kein Thema. Selbst wenn ein eingescanntes Dokument doch einmal falsch abgespeichert werden sollte, kann es anschließend durch die Wort-Suchfunktion schnell und mit Leichtigkeit wieder gefunden werden.

Die Qualität Ihrer Dokumente bleibt auch nach jahrzehntelanger Speicherung erhalten!

Digitalisierte Dokumente behalten ihre Qualität und müssen nicht zusätzlich kopiert bzw. in abgedunkelten Räumen oder mittels geregelter Luftfeuchtigkeit gelagert werden. Gerade bei Urkunden oder Belegen, die teilweise über mehrere Jahrzehnte hinweg aufbewahrt werden müssen, ist ein Einscannen fast unerlässlich, wenn für den Erhalt der gleichbleibenden Qualität bzw. der Lesbarkeit gesorgt werden muss.

Bei einem Büroumzug sparen Sie viel Zeit, Kosten und Mühe durch die Digitalisierung Ihrer Akten und Ordner!

Auch ein Umzug wird durch einen digitalisierten Aktenschrank erleichtert. Ihr gesamtes Archiv passt sozusagen in ein kleines Schmuckkästchen oder kann ganz lässig in der Hosentasche transportiert werden. Teure Speditionskosten fallen somit genauso weg wie das erneute, meist mühsame Aufstellen von Aktenschränken oder Regalwänden bzw. das anschließende, meist sehr zeitaufwendige, Einsortieren Ihrer Akten und Ordner.

Auch die Umwelt gibt ein klares „Ja!“ zur Digitalisierung Ihrer Unterlagen!

Zu guter Letzt ist natürlich auch der aktive Beitrag zum Umweltschutz einer der vielen Gründe, die für das Scannen und Digitalisieren Ihrer Ordner und Unterlagen sprechen. Denn der Verzicht auf Papier schützt unser Klima und schont zudem die natürlichen Ressourcen. Und auch der entstehende Papiermüll wird auf ein Minimum reduziert, was sich auch wieder in der Platz- und Kostenbilanz niederschlägt. Statistiken zufolge werden übrigens knapp die Hälfte aller Ausdrucke und Fotokopien noch am selben Tag entsorgt, was durch eine Digitalisierung ganz nebenbei vermieden werden kann.

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Sie möchten noch mehr über die Vorteile Ihrer digitalisierten Unterlagen wissen? Rufen Sie uns an, wir beraten Sie gerne umfassend über Ihren individuelle Nutzen und Ihre persönliche Kostenersparnis.